Политика за защита на личните данни

Правила за мерките за защита на личните данни

Политика за прозрачност за защита на личните данни

Политика за прозрачност на защитата на лични данни

В качеството си на администратор на лични данни, Окръжен съд – Смолян има задължение да Ви информира на основание чл. 13 и чл. 14 от Регламент (ЕС) 2016/679 когато обработва Вашите лични данни:

За контакт с Окръжен съд - Смолян:

Смолян 4700, ул. България № 16

Електронна поща: smolyan-os@justice.bg

Интернет страница: https://smolyan-os.justice.bg

За контакт с Длъжностното лице по защита на данните:

С. Иванов

Електронна поща: sivanov@smolyan-os.justice.bg

Информацията, която може да съдържа Ваши лични данни, се обработва за следните цели:

Регистър „Човешки ресурси“

За целите на управлението на човешки ресурси, се обработват лични данни на настоящи и бивши магистрати и съдебни служители на Окръжен съд – Смолян, както и на кандидати, участващи в конкурси за назначаване на длъжности в администрацията на Окръжен съд – Смолян, стажант-юристи (разпределени със заповед на Министъра на правосъдието на стаж в Окръжен съд - Смолян), вещи лица и съдебни преводачи, съдебни заседатели, искания по ЗДОИ, жалби, сигнали и други искания.

Във връзка с изпълнението на трудови или служебни правоотношения се обработват само изискуемите от закона лични данни, които се съхраняват в определените от трудовото и осигурително законодателство срокове.

При процедурите по подбор на персонала се спазват изискванията на специалните закони, уреждащи тази дейност. Събраните лични данни се използват за посочените по-горе цели и се предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон. В такива случаи данни могат да бъдат предоставени например на НАП, Сметна палата и други публични органи, с оглед техните правомощия и компетентност. Информацията не се съхранява извън ЕС и Европейското икономическо пространство. Окръжен съд - Смолян осигурява подходящите технически и организационни мерки за защита на Вашите лични данни.

Регистър „Декларации по ЗПКОНПИ”

На основание на основание чл. 41, ал. 1 от ЗПКОНПИ и § 2, ал. 3 от ДР на ЗПКОНПИ в Окръжен съд - Смолян се водят регистри на декларациите по чл. 35 от Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество (ЗПКОНПИ), подадени от съдебните служители по § 2, ал. 1, т. 1 от ДР на ЗПКОНПИ, на които орган по назначаването е административният ръководител - председател на Окръжен съд - Смолян.

Регистри по граждански дела, търговски дела, фирмени дела, наказателни дела

За дейностите, свързани пряко с основната дейност на администратора - правораздаване в регистъра се обработват лични данни на страните (техните представители или пълномощници) по делата, образувани в Окръжен съд – Смолян. Събраните лични данни се използват изключително и само за служебни цели – изготвяне на призовки, съобщения, писма до страните и техните представители или пълномощници, за изпращане на кореспонденция и др. Личните данни в регистъра се предоставят от физическите лица при образуване на дела, представяне на документи, както и от органи на съдебната власт, държавни органи и институции и др. Обработването на лични данни от Окръжен съд – Смолян при изпълнение на правораздавателна дейност се извършва съгласно процесуалните закони – ГПК, НПК и др.

Регистър „Финансово-счетоводна дейност”

Регистърът се води на основание Закона за съдебната власт, Правилника за администрацията в съдилищата, Кодекса на труда, Закона за задълженията и договорите, Закона за обществените поръчки, Закона за публичните финанси, Наредба № 3 за условията и реда за откриване на платежни сметки и др. за използване на платежни инструменти и други нормативни актове, касаещи изпълнението на платежни операции, както и възнагражденията с цел изготвяне на ведомости за изплащане на месечните възнаграждения на работещите по трудови правоотношения в Окръжен съд – Смолян, изплащане на възнаграждения по граждански договори, договори за извършване на услуги, доставки и строителство и др. финансово-счетоводни дейности.

Във връзка с изпълнението на договори с контрагенти се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва информация в минимален обем, достатъчна само за точното изпълнение на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в закон.

Категории получатели на лични данни извън структурата на Окръжен съд – Смолян

Администраторът на лични данни разкрива лични данни на физически лица извън собствената си структура единствено ако има законово основание за това. Категориите получатели на личните данни се определят за всеки конкретен случай според законовото им основание да получат данните.

Личните данни от Регистър „Човешки ресурси“, „Декларации по ЗПКОНПИ” „Финансово-счетоводна дейност” могат да бъдат предоставени на държавни органи като НАП, НОИ, ВСС, ИВСС, МП, органи на съдебната власт, други институции като банки с оглед изплащане на дължимите възнаграждения на магистратите и служителите в Окръжен съд – Смолян, СТМ, КПКОНПИ, пощенски и куриерски фирми при адресиране на кореспонденция до физически лица и др.

Личните данни от Регистри по граждански дела, търговски дела, фирмени дела, наказателни дела могат да бъдат предоставени на държавни институции и органи с оглед изпълнение на нормативно задължение – ВСС, ИВСС, МП, МВР, НАП, НОИ, органи на съдебната власт и др., както и на пощенски и куриерски фирми при адресиране на кореспонденция до физически лица и др.

Окръжен съд – Смолян извършва трансфер на лични данни в други държави или международни организации (по дела с участие на лице/ца от чужбина, или по дела със съдебни поръчки в държава членка на Европейския съюз или трета страна).

Срок за съхранение на личните данни

Данните се съхраняват съгласно законовите задължения за съхранение на данните за определен период от време съгласно ПАС, утвърдената Номенклатура на делата със срокове за съхранение в Окръжен съд - Смолян, трудови и данъчни закони и др.

Съгласно разпоредбата на чл. 25к, ал. 1 от ЗЗЛД работодателят или органът по назначаването, в качеството си на администратор на лични данни, следва да определи срок за съхранение на личните данни, който не може да е по-дълъг от 6 месеца, освен ако кандидатът не е дал съгласието си за съхранение за по-дълъг срок. След изтичането на този срок работодателят или органът по назначаването изтрива или унищожава съхраняваните документи с лични данни, освен ако специален закон не предвижда друго.

Права на физическите лица

Всеки субект на данни, които Окръжен съд - Смолян обработва има право да упражните правата си по чл. 15–22 на Регламент (ЕС) 2016/679 пред Окръжен съд – Смолян:

Право на достъп до личните данни, свързани с лицето, които се обработват от администратора;
Право на коригиране на неточни или непълни лични данни;
Право на изтриване („право да бъдеш забравен“) на лични данни, които се обработват незаконосъобразно или с отпаднало правно основание (изтекъл срок на съхранение, оттеглено съгласие, изпълнена първоначална цел, за която са били събрани и други);
Право на ограничаване на обработването при наличие на правен спор между администратора и физическото лице до неговото решаване и/или за установяването, упражняването или защитата на правни претенции;
Право на преносимост на данните, когато личните данни се обработват по автоматизиран начин на основание съгласие или договор. За целта данните се предават в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат;
Право на възражение по всяко време и на основания, свързани с конкретната ситуация на лицето, при условие, че не съществуват убедителни законови основания за обработването, които имат предимство пред интересите, правата и свободите на субекта на данни, или съдебен процес;
Право субектът на данни да не бъде обект на изцяло автоматизирано решение, включващо профилиране, което поражда правни последствия за него или го засяга в значителна степен.

Правата може да упражните с писмено или електронно заявление до Окръжен съд - Смолян. В заявлението следва да посочите име, адрес и други данни за идентифицирането Ви като субект на данните, да опишете в какво се изразява Вашето искане, предпочитаната от Вас форма за комуникация и действия по Вашето искане. Необходимо е да подпишете Вашето искане, да отразите датата на подаване и адреса за кореспонденция с Вас. Субектите на данни имат възможност, при отказ от администратор по чл. 54, ал. 3, по чл. 55, ал. 3 и 4 и чл. 56 ал. 6 и 7 от ЗЗЛД да упражнят правата си на информация, на достъп до данните, право на коригиране, допълване, изтриване или ограничаване на обработването чрез ИВСС.

Право на жалба до Комисията за защита на личните данни и Инспектората към Висшия съдебен съвет

Имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, когато се касае до обработка на лични данни от Окръжен съд – Смолян в качеството му на обикновен администратор или до Инспектората към Висшия съдебен съвет, когато се касае за обработка на лични данни от Окръжен съд – Смолян при изпълнение на функциите му на орган на съдебната власт.

Настоящата политика е утвърдена със Заповед № 322/11.08.2022 г. на административния ръководител – председател на Окръжен съд – Смолян.